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Análisis del nivel de digitalización
El sistema tiene que ser capaz de hacer que la búsqueda y recuperación de los documentos que se busquen sea ágil, facilitar su distribución, compartidos y permitir el trabajo colaborativo.
Un paso más en la gestión digital es el poder definir procedimientos y flujos de trabajo alrededor de la vida del documento que permitan automatizar tareas y conocer el estado en el que se encuentra cada uno.
Los gestores documentales modernos tienen módulos adicionales que permiten realizar estas tareas.
La extracción de datos contenidos en los documentos (estén o no estructurados) permite automatizar tareas complejas de indexación de los documentos y de integración con los ERPs de las compañías.
En este sentido, un proyecto muy extendido es la automatización de la gestión de las facturas de proveedores que permite: comprobar la corrección de las facturas, cruzar las líneas de las facturas con las de los albaranes pendientes, extraer toda la información contenida en el documento y ponerla a disposición del ERP para su contabilización automática y del gestor documental para su archivado permanente firmado mediante certificado digital.
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